Existem inúmeras preocupações durante a implementação do LMS para treinamento de funcionários nas empresas: quem vai criar os cursos, administrar a plataforma, por onde começar, quanto tempo o processo vai levar etc.
Para facilitar, entrevistamos Michael Keller, gerente experiente de T&D na iSpring para te contar tudo sobre o processo de implementação da plataforma LMS.
iSpring Learn
Implementação do LMS rápida e fácil com iSpring Learn. Inicie seu teste grátis de 30 dias
O que é um LMS?
Um sistema de gestão de aprendizagem (LMS) é uma plataforma digital com recursos para criar, distribuir e gerenciar programas de treinamento online nas organizações. Funciona como um hub centralizado onde os administradores compartilham materiais de aprendizagem, gerenciam atividades e analisam o progresso dos colaboradores.
São ferramentas versáteis que podem ser usadas em diversos cenários, como empresas (de todos os portes), escolas, universidades e outras organizações que oferecem processos estruturados de educação.
Essas plataformas também podem oferecer recursos e funcionalidades úteis para a organização, como avaliação de desempenho, desenvolvimento profissional com atividades práticas a partir do uso da tecnologia no processo de aprendizagem.
O que é a implantação de um learning management system (LMS)?
Este processo abrange o planejamento, configuração, integração e implantação da plataforma na organização. Ele visa garantir que o sistema de gestão sirva de apoio aos objetivos de treinamento das empresas e possui diversas etapas abordadas a seguir.
10 passos para implementar uma plataforma LMS
Este guia foi desenvolvido por diretores e especialistas em T&D responsáveis pela entrega de projetos completos de aprendizagem.
Passo 1. Defina os objetivos de treinamento com os interessados
Tempo estimado: 2 dias
Saiba por que vai implementar o LMS. Quais são os resultados esperados? Respostas genéricas como “para aumentar as vendas” ou “para melhorar a qualificação dos funcionários” não bastam.
Pergunte aos gerentes quais métricas eles querem melhorar com o treinamento. Por exemplo, um objetivo para uma varejista pode ser “vender 20% mais produtos”.
Passo 2. Identifique as necessidades de treinamento
Tempo estimado: 1-2 semanas
Os alunos e seus supervisores também são interessados. No entanto, eles auxiliam na identificação das necessidades dos treinamentos. Converse informalmente com os futuros alunos e pergunte quais habilidades precisam desenvolver. Uma pesquisa formal provavelmente indicará falsas necessidades de aprendizado, pois muitos funcionários têm medo de serem demitidos ou repreendidos ao admitir que não sabem alguma coisa.
Sem o feedback dos futuros alunos, você nunca terá certeza do que exatamente eles precisam aprender para atingir as metas.
Passo 3. Elabore um plano e cronograma
Tempo estimado: 2 dias
Um plano é sempre uma boa ideia, especialmente quando os empresários têm dúvidas sobre seu projeto e querem acompanhar. Um plano ilustrativo vai oferecer uma visão geral das etapas e duração da implantação.
Passo 4. Atribua funções aos membros da equipe
Tempo estimado: 2 dias
Michael Keller entende que, em geral, há uma pessoa à frente da implementação. Devido ao tamanho e orçamento da empresa, geralmente a equipe é composta por funcionários sem especialização na educação corporativa online. Optar por um especialista ou designer instrucional pode ser um pouco idealista, então é bom se preparar para fazer o lançamento por conta própria.
Alguns pontos importantes nesse momento:
Quem criará o conteúdo?
O conteúdo, especialmente no início, não precisa ser uma obra de arte. Ele deve ser informativo, eficaz e, preferencialmente, bonito. Caso não tenha nenhuma experiência na criação de cursos, considere buscar treinamentos ou pesquisar artigos e vídeos.
Quem vai administrar o LMS?
Todo LMS faz a automatização dos treinamentos de alguma maneira, mas ainda existem tarefas que devem ser realizadas por pessoas. A seleção de uma plataforma complicada requer um administrador experiente, mas fornecedores como a iSpring oferecem uma ferramenta extremamente intuitiva e suporte técnico 24h.
É importante envolver várias pessoas na administração e gestão da aprendizagem. Com o tempo, seu treinamento vai crescer e gerenciá-lo sozinho não será apenas difícil, mas ineficaz.
O iSpring Learn é uma das poucas plataformas de aprendizagem com um dashboard de supervisor. O supervisor pode monitorar os treinamentos das equipes, acompanhar o progresso do aprendizado, corrigir as tarefas e mais.
O dashboard de supervisor do iSpring Learn funciona na versão móvel e para desktop
Quem fará o suporte?
Por fim, decida quem fará o suporte dos usuários do LMS. Uma pessoa calma e paciente é perfeita para essa função. Caso ninguém tenha esse perfil, crie instruções com as dúvidas mais frequentes.
Etapa opcional: Lance um projeto piloto
Tempo estimado: 1 semana
Se você ainda não tem um LMS e quer tomar a melhor decisão, crie um projeto para testar a plataforma. Muitos fornecedores oferecem um período de teste gratuito, que é suficiente para experimentar seus recursos.
Atenção:
- Que plataforma atende seus requisitos e necessidades?
- Ela é fácil de usar?
- O fornecedor oferece suporte?
- Você gosta de trabalhar nessa plataforma?
Passo 5. Crie o conteúdo de treinamento
Tempo estimado: 1-3 semanas (ou mais)
Muitos iniciantes acreditam que precisam iniciar oferecendo muitos cursos, mas é preciso começar com apenas um. Mais tarde, você terá tempo para criar programas sofisticados em trilhas de aprendizagem.
Para criar um curso eficaz, siga as seguintes etapas:
- Identifique o público-alvo e suas necessidades
- Busque insights de especialistas
- Crie um esboço do curso e seu roteiro
- Elabore uma versão com uma ferramenta de autoria
- Apresente para um grupo focal
- Implemente melhorias conforme o feedback
- Publique a versão final no LMS
Passo 6. Anuncie o lançamento
Tempo estimado: 2 dias
Essa etapa é fundamental para um lançamento de sucesso. Comunique a implementação da plataforma LMS para toda a empresa da mesma maneira que são feitos os grandes anúncios. Pode ser em uma reunião geral com o CEO ou por e-mail, mas use todos os canais possíveis. A figura do diretor mostra que o projeto é importante para a organização.
Importante: Fale sobre o aplicativo, muitos funcionários vão preferir assistir ao curso em dispositivos móveis, inclusive offline.
Algumas outras dicas:
- Faça o anúncio com, ao menos, 30 dias de antecedência
- Peça para equipe de gestão reforçar o lançamento na organização
- Informe os alunos sobre o aplicativo do LMS
- Envie instruções de acesso por e-mail
- Indique o canal de contato do suporte
- Reforce o anúncio diversas vezes
Passo 7. Configure seu LMS
Tempo estimado: 1-3 dias
Será necessário configurar sua plataforma LMS uma vez e essa etapa é cansativa, além de complicada para quem não tem conhecimento técnico sobre a implantação dessa tecnologia.
Veja o que fazer nesse momento:
- Configurar o organograma da empresa
- Adicionar dados dos colaboradores ou integrar com o sistema do RH
- Designar o administrador da plataforma LMS
- Definir supervisor e gestor das equipes para acompanhar os treinamentos e explicar o funcionamento das ferramentas
- Personalizar o LMS com a identidade da marca
- Integrar a ferramenta ao site da empresa
- Configurar o login simples (SSO)
- Integrar com outras plataformas (Outlook, Zoom ou Teams)
Passo 8. Atribua o curso com um prazo
Tempo estimado: 1-2 semanas
No iSpring Learn, basta selecionar os usuários que precisam realizar os treinamentos. A ferramenta vai notificá-los e indicar a data limite para conclusão. Nem todos os programas de aprendizagem precisam de um prazo, mas é bom ter no seu primeiro curso. Apresente os resultados assim que possível.
Passo 9. Verifique a taxa de conclusão
Tempo estimado: 1 semana
Após alguns dias, veja quantos alunos concluíram seus treinamentos. O iSpring Learn gera um relatório com a taxa média de conclusão e o progresso de cada funcionário.
Caso tenha pessoas que não concluíram ou sequer iniciaram o treinamento, entre em contato para saber o motivo. Solucione os problemas técnicos, caso necessário, mas o cenário mais comum é que sejam pessoas resistentes aos treinamentos. Mostre o valor do curso e ofereça uma nova chance antes de envolver os líderes da equipe.
Passo 10. Avalie os resultados
Tempo estimado: 1 dia
Após implementar uma plataforma LMS, é necessário mostrar os resultados para a gestão. Reveja os objetivos do treinamento, as taxas de conclusão e discuta as conclusões.
Por exemplo, se o objetivo era o aumento das vendas em 20% e você descobriu que a equipe não sabia ofertar os itens aos clientes, um programa de aprendizagem com encenações para ensinar técnicas de venda vai trazer melhorias.
Obtenha resultados em 30 dias com o iSpring Learn
Você não precisa adquirir uma plataforma LMS, pode experimentá-la gratuitamente e colher os frutos do aprendizado.
Nosso teste gratuito de 30 dias oferece tempo suficiente para criar um curso, atribuí-lo aos alunos, avaliar os resultados e decidir se a plataforma atende suas necessidades. Com resultados concretos, será muito mais fácil ter o apoio da diretoria para o seu projeto.
Experimente o iSpring Learn por 30 dias de graça →
4 pontos de atenção
Agora que já sabe o que fazer para uma implantação de sucesso de uma plataforma LMS, veja o que você deve tomar cuidado.
1. Introdução de novas abordagens
Investir na educação corporativa com funcionários experientes é arriscado. A equipe fica mais relutante às inovações, então é importante adotar uma abordagem inteligente, especialmente na implementação do e-learning.
No início, concentre seus esforços nos novos contratados, que estão em busca de aprendizagem e novas habilidades. Quando eles apresentarem o crescimento, os membros sêniores da equipe vão acompanhar.
2. Tratamento manual dos dados
A inclusão, alteração e exclusão manual dos dados dos usuários deve ser feita com cautela, pois a chance de erros é alta. Por exemplo, você pode esquecer de excluir um antigo funcionário da plataforma e ele manter o acesso a informações confidenciais. Por isso é importante a automatização entre o LMS e o sistema de RH.
3. Iniciar com avaliações do conhecimento
Muitos gestores de capacitação e recursos humanos querem iniciar a implantação da educação corporativa com testes, o que faz sentido para identificar as lacunas de conhecimento. Mas isso vai afastar ainda mais os funcionários, que vêem esses testes como uma forma de ameaça.
4. Definir o desenvolvimento profissional como meta
Alguns especialistas têm como meta o desenvolvimento profissional, mas seu principal objetivo deveria ser fazer a empresa crescer.
Por isso, é importante observar métricas específicas da empresa e fazer uma avaliação final com base na melhoria concreta dos indicadores.
Dicas gerais
Peça ao CEO para anunciar a implantação do ensino online
Se a principal pessoa da empresa diz que o treinamento é importante, todos os colaboradores vão entender que devem levá-lo a sério.
Convide as pessoas para ver o organograma interativo no LMS
Seu ponto de partida deve ser pedir que todos os colaboradores acessem o LMS para ver tudo funcionando. Algumas plataformas, como o iSpring Learn, tem um organograma interativo integrado que pode ser personalizado para sua organização.
Crie personagens com algum colaborador familiar
Se um especialista é reconhecido por todos na empresa, você pode utilizar imagens dele nos seus cursos. Isso traz mais credibilidade aos treinamentos e aumenta a eficácia da formação.
Experimente a tecnologia de encenações do iSpring Suite. É ainda mais fácil do que você imagina.
Envie as instruções de acesso para os colaboradores
Todo mundo tem um smartphone. E todos lêem mensagens de texto. Por isso, para ter certeza de que todos os colaboradores vão receber as informações, mande também por mensagem. Dessa forma, você garante que a implementação do LMS será um sucesso em toda a organização.
