Onboarding de novos colaboradores: um guia passo a passo

Os trabalhadores de hoje estão frequentemente procurando por algo mais do que apenas um emprego e estão cada vez mais procurando empregos, fazendo freelancers e fazendo contratos de curto prazo e minicarreiras até encontrarem uma boa opção. Portanto, não deve ser surpresa que a Gallup descobriu que apenas 12% dos colaboradores acham que sua empresa fez um bom trabalho de integração. 43% dos gerentes de RH realmente concordaram que “tempo e dinheiro são desperdiçados devido a processos de integração ineficazes.”

Portanto, não é apenas um problema esotérico, dinheiro de verdade está sendo desperdiçado por empresas que usam processos de integração (onboarding) inadequados.

O que é onboarding de novos colaboradores?

Nós definiríamos da seguinte forma:

“Integração (ou onboarding) é o mecanismo pelo qual novos colaboradores adquirem os conhecimentos, habilidades e comportamentos necessários para se tornarem membros efetivos da organização.”

O que deve ser incluído no onboarding de novos colaboradores? Não há um consenso único e claro, e ele varia entre as diferentes organizações e seus objetivos finais. Mas a Dra. Talya Bauer do SHRM identificou Os Quatro C’s que um programa de integração bem-sucedido deve incluir. Os Quatro C’s significam:

• Conformidade ou Compliance implica ensinar as políticas básicas da empresa para novos contratados.
• Esclarecimento ou Clarification se refere a garantir que os colaboradores estejam cientes de suas responsabilidades e como cumprir suas funções corretamente.
• Cultura envolve fornecer as normas formais e informais da organização.
• Conexão significa relacionamento com os colegas e sentir-se parte da equipe.

Um novo programa de onboarding de colaboradores pode levar várias semanas ou até mais. No entanto, muitos especialistas em integração concordam que o período de adaptação deve durar pelo menos três meses. Noventa dias é o mínimo necessário para que os novos contratados se acostumem com suas funções, se preparem mentalmente para suas responsabilidades, se sintam valorizados e apoiados e obtenham o conhecimento e as habilidades necessárias para o sucesso. A integração estendida também pode diminuir o tempo de produtividade e aumentar o ROI de uma organização em relação ao colaborador.

O que um programa de onboarding deve incluir?

Vamos dar uma olhada mais detalhada nos diferentes estágios do processo de integração e qual conteúdo você deve considerar incluir em cada um.

Antes de começarem

É importante enquadrar a experiência de seus novos colaboradores de maneira positiva desde o início – e isso significa definir suas expectativas e nível de conforto antes mesmo de entrarem no escritório.

Considere realizar estas ações antes da data de início:

• Enviar: Envie todos os documentos de pré-contratação eletronicamente para que novos colaboradores possam preenchê-los com antecedência – se você puder usar assinaturas eletrônicas ainda melhor. Exemplos desses tipos de documentos podem incluir documentos legais e contratuais, manuais de colaboradores, liberação de estacionamento para o primeiro dia e qualquer informação adicional que o colaborador deva consultar.
• Planejar: Planeje o que acontecerá na primeira semana e além – isso pode incluir um roteiro de novas contratações de 3 meses.
• Preparar: Prepare seu espaço de trabalho, ferramentas e outros recursos essenciais antes do tempo. Chegar no primeiro dia e ter seu laptop, telefone celular da empresa e mesa prontos para usar criará uma ótima primeira impressão que definirá o tom para o relacionamento. Mesmo se o colaborador for um contratado ou for usar serviços de compartilhamento de mesa (hot desk), isso ajudará muito a fazê-lo se sentir bem-vindo e produtivo. Além disso, prepare a equipe existente. Informe a equipe sobre o nome do novo contratado, a função e outros detalhes importantes. Se eles souberem que você fará rondas para apresentar novos contratados, é mais provável que arranjem tempo para serem amigáveis e acolhedores.
• Encontro: Planeje um serviço de recepção e acolhimento (meet and greet) com contatos importantes. ‘Face Time’ com as pessoas que serão a chave para o sucesso profissional do novo colaborador abre um portal para comunicações futuras. Isso deve incluir todos os gerentes, membros da equipe e colegas de outros departamentos.

No primeiro dia

Os primeiros dias podem ser tão estressantes quanto excitantes, então siga estas etapas para fazer com que seu novo colaborador se sinta confortável:

1. Faça um anúncio geral no departamento, andar, unidade de negócios ou qualquer nível de estrutura organizacional que seu novo contratado irá ingressar. É um bom incentivo moral e uma maneira de reunir o departamento e apresentar o novo membro. Para garantir, envie um e-mail de grupo para uma comunidade mais ampla fornecendo detalhes breves sobre a nova contratação, sua função e algumas informações básicas como um iniciador de conversa.
2. Realize um tour. Isso deve abranger todos os itens básicos, como locais dos banheiros, onde encontrar cada departamento, vagas de estacionamento, salas de descanso e locais para almoço. Este também é um bom momento para fazer apresentações mais informais à equipe.
3. Esquematize a programação da primeira semana. Reserve um tempo para sentar-se sem distrações e ter uma conversa real sobre como será a primeira semana, para que o novo contratado saiba o que esperar. 
4. Atribua um mentor. Indique um membro sênior da equipe ao qual o novo contratado se reunirá para orientá-lo sobre as particularidades e o funcionamento interno da organização. A atuação de um mentor depende inteiramente da organização, mas normalmente inclui tudo, desde políticas e procedimentos de toda a empresa até como realizar tarefas diárias essenciais.

Em sua primeira semana

É importante não sobrecarregar o novo contratado durante este estágio do processo de onboarding de colaboradores. Embora seja importante concluir o processo de integração em tempo hábil, você também deseja que seu novo colaborador seja produtivo e se adapte.

• Explique procedimentos, regras, processos e padrões importantes. Os itens a serem abordados aqui seriam regras e regulamentos para uso da Internet e mídia social, comunicação por e-mail e tempo permitido para intervalos.
• Apresente a cultura da empresa. Espera-se que, neste ponto, o colaborador tenha uma compreensão geral da visão, missão, objetivos e valores que você mantém na empresa desde o primeiro dia de conteúdo. Agora é hora de relacionar tudo isso à cultura da sua empresa e ajudá-los a entender como a cultura se relaciona com o produto ou serviço final que você fornece.
• Forneça guias de configuração. De e-mail e configuração de computador a processos e plataformas essenciais usados por sua equipe, cada empresa tem sua própria maneira de fazer as coisas, portanto, um guia de referência rápida que eles podem manter à mão em seu espaço de trabalho é uma ótima ideia.
• Criar uma apostila. Crie uma apostila que inclua metas de onde eles devem estar no Dia 5, Semana 2 e final do mês 1. Oferecer metas concretas ao seu novo contratado irá ajudá-lo a planejar seu tempo.
• Esboce o processo de treinamento. Familiarize o novo contratado sobre como o treinamento funciona na organização e o que se espera dele. Neste ponto, você pode disponibilizar quaisquer materiais de treinamento ou módulos que eles precisem concluir na primeira semana e fornecer o RH ou outros contatos para treinamento.
• Comece o treinamento. O segundo dia é um bom momento para iniciar o seu treinamento.
• Faça o acompanhamento no fim da semana. Depois de dar ao novo contratado tempo para se acostumar com o escritório, o espaço de trabalho e seu mentor, faça um acompanhamento para se certificar de que ele esteja confortável e aprendendo no ritmo apropriado. O final da primeira semana é um bom momento para discutir como o próximo mês deve progredir, o que você espera dele e onde deve estar quando chegar determinado período.
• Agende uma verificação de 2 semanas. Coloque isso na agenda no final da semana 1 e isso funcionará como uma meta para você e para o novo contratado.
• Incentive a atividade. Dê aos novos contratados algo para fazer. Pode parecer óbvio, mas não fique preso ao processo de onboarding; atribua algumas horas por dia para que eles completem o trabalho propriamente dito.

Nos primeiros três meses

• Estabeleça linhas de comunicação. Na marca do primeiro mês, o novo contratado deve estar estabelecido em seu escritório e focado na parte mais importante de seu treinamento. Descubra o que está indo bem e com o que ele pode precisar de ajuda e suporte.
• Comece a fornecer feedback regularmente. Obtenha atualizações com colegas que trabalham em estreita colaboração com o novo contratado e faça um esforço para corrigir seu curso, se necessário.
• Incentive a independência. Você criou um ótimo programa de integração, respaldado por um ótimo treinamento e um processo de avaliação e preparação – então agora é a hora de incentivá-lo a aproveitar isso e botar em prática.
• Defina objetivos de desempenho. As metas não apenas incentivam o bom desempenho, mas também incentivam o engajamento. Portanto, antes da primeira revisão mensal programada, atribua algumas metas a serem cumpridas nos primeiros 3 meses.
• Dê a eles sua primeira revisão de desempenho. Após 90 dias, o seu novo contratado deve atingir um nível decente de proficiência. A revisão é um bom momento para avaliar os seus pontos fortes e fracos e decidir se o atual programa de treinamento está atendendo a todas as suas necessidades.

Como criar um programa de treinamento eficaz

O treinamento é uma parte importante de qualquer programa de integração e define o cenário para o aprendizado que será fornecido ao longo da carreira do colaborador. Vejamos como começar o treinamento de novos contratados.

Passo 1. Crie um novo programa de treinamento de colaboradores

O conteúdo de um programa de treinamento de novos colaboradores é flexível, mas geralmente pode ser dividido em duas partes principais:

• Treinamento global para todos os novos contratados: aqui você pode incluir módulos sobre a cultura e missão da empresa, equipe de gerenciamento central, regras importantes, regulamentos, etc.
• Treinamento específico para uma função de colaborador: Isso pode incluir treinamento básico em processos e sistemas essenciais para uma posição específica.

O ponto principal aqui é que pode ser demorado e caro integrar e treinar cada novo colaborador pessoalmente. Isso é especialmente verdadeiro se a organização for grande e a rotatividade for muito alta. É por isso que muitas organizações movem o treinamento de integração ou pelo menos parte deste processo.

Um programa de treinamento assíncrono para novos contratados usando
e-learning tem muitos benefícios, principalmente por ele estar disponível sob demanda para que possa ser acessado a qualquer momento. Ele também é reutilizável, o que significa criar um curso de treinamento uma vez e disponibilizá-lo a todos os novos contratados, e personalizável, para que você possa fazer várias versões ou caminhos para diferentes tipos de colaboradores.

Aqui está um exemplo de um curso de introdução para todos os novos contratados que entram em uma empresa:

Agora vamos dar uma olhada em um exemplo de programa de onboarding de uma semana para posições de vendas.

Passo 2. Crie materiais de aprendizagem

Se você é novo na criação de conteúdo de e-learning, criar um curso de integração pode parecer uma tarefa bastante desafiadora, que requer a contratação de um desenvolvedor de curso profissional. No entanto, com ferramentas de criação modernas, você pode fazer cursos online por conta própria.

Por exemplo, com o iSpring Suite, você pode criar cursos bonitos e engajantes, mesmo sem experiência em e-learning. É um pacote de ferramentas de criação repleto de recursos, fácil de usar, que permite criar cursos baseados em slides, questionários, vídeos de treinamento e screencasts, simulações de diálogo e módulos interativos de microaprendizagem.

Agora vamos dar uma olhada em exemplos de componentes de integração que podem ser criados com o iSpring Suite e oferecidos como e-learning.

Video

Que tal uma recepção profissional e uma introdução à empresa por parte do CEO ou presidente? Isso dá um toque pessoal que irá criar uma conexão com o colaborador e ajudá-lo a compreender os valores e objetivos de sua organização.

Curso baseado em slides

Os cursos de e-learning podem ser criados de forma rápida e fácil e, em seguida, ministrados online. Eles são ideais para se aprofundar em tópicos como a cultura da empresa, a missão e os valores essenciais.

Por exemplo, a Forever Direct, o centro de distribuição regional da Forever Living Products, uma empresa de marketing americana que fabrica e comercializa produtos de beleza à base de aloe vera, criou todo o seu curso de introdução para novos contratados usando o iSpring Suite. Este curso abrange alguns tópicos importantes do Dia 1, como Valores, Regras da Empresa, Informações de Segurança e Saúde e Política Ambiental.

Programa de onboarding para novos colaboradores da Forever Direct

Questionários

Ao integrar novos colaboradores, é crucial verificar se as informações que você está fornecendo estão sendo compreendidas. Isso é especialmente importante para informações de tipo de compliance que podem estar sujeitas a leis federais ou estaduais. A melhor maneira de acompanhar o conhecimento de seus colaboradores é por meio de questionários e verificações de conhecimento.

Por exemplo, a Forever Direct, que mencionamos acima, também oferece aos novos contratados um curso de compliance. Após o término do curso, o colaborador deve responder a um questionário.

Questionário de compliance criado com iSpring Suite

Módulos interativos

Um ‘interativo’ é um componente de e-learning com o qual o usuário interage usando o mouse ou deslizando o dedo em um dispositivo. Eles podem ser discretos, aulas curtas ou incluídos em módulos mais longos para aumentar o engajamento e a retenção de conhecimento. Os interativos podem ser complexos e demorados para serem criados manualmente, mas o iSpring Suite faz com que sejam muito rápidos e intuitivos com o uso de modelos e construtores de arrastar e soltar.

Aqui estão alguns exemplos de micromódulos de onboarding engajantes criados no iSpring:

Este interativo oferece aos novos colaboradores um tour pelo escritório:

O módulo a seguir mostra como a empresa cresceu ao longo dos anos:

E este fornece aos novos contratados respostas para muitas perguntas frequentes:

Passo 3. Entregue o conteúdo aos seus colaboradores

Depois de criar um curso, você precisará de algo para oferecê-lo aos novos contratados. A solução óbvia é um sistema de gerenciamento de aprendizagem (LMS), que é projetado para tornar esse processo o mais simples possível. Com um LMS como o iSpring Learn, você pode criar e atribuir rapidamente um caminho de integração e definir os cursos a serem oferecidos aos seus novos contratados.

Um grande benefício é que seus colaboradores podem acessar facilmente o treinamento online a qualquer hora e em qualquer lugar e, para uma experiência móvel personalizada, ele inclui um app nativo que permite acesso offline aos cursos.

As possibilidades são infinitas e quando um LMS é combinado com uma ferramenta de criação, isso realmente lhe dará a flexibilidade para criar programas combinados incríveis.

Passo 4. Avalie e melhore

Não adianta criar e executar um ótimo programa de integração se você não monitorar sua eficácia. Nada é perfeito da primeira vez, mas ao usar as métricas do seu LMS junto com pesquisas e avaliações, você pode começar a medir a eficácia do seu programa e implementar um processo de melhoria contínua.

As principais métricas do LMS que você deseja rastrear em seus programas de integração são as taxas de aprovação no questionário, as taxas de conclusão do curso e as porcentagens de conclusão. Ao usar todas elas, você terá uma boa ideia de quão engajante e eficaz o seu programa é.

Desafios do onboarding e como superá-los

Finalmente, vamos dar uma olhada em alguns dos desafios mais comuns que você pode enfrentar ao desenvolver um programa de integração.

Desafio 1: Definir a função do novo contratado

Um programa de orientação é um componente-chave para uma integração eficaz, mas fornecer aos novos colaboradores uma compreensão realista de sua função pode ajudá-los a se ajustar com rapidez e confiança.

No início do processo de integração, o novo colaborador deve receber uma descrição clara do que é exigido dele e como deve proceder para atingir esses objetivos. O colaborador também deve receber uma data para cumprir esses objetivos.

Desafio 2: Envolver seu gerente

Sem um gerente que possa lidar de forma eficaz com as novas contratações, o colaborador acha difícil colocar em prática o que aprendeu no programa de integração. Especificamente, isso pode significar o que se espera deles e o que eles esperam da empresa. A rotatividade de novas contratações pode ser um gasto significativo, com muitos impactos comerciais posteriores na produtividade e no RH.

Para atenuar isso, os gerentes devem ser uma parte holística do processo de integração e iniciar conversas de feedback com os novos contratados regularmente durante os primeiros meses no trabalho para compartilhar informações sobre a empresa, a função e a cultura e ajudá-los quando necessário.

Desafio 3: Adaptação a uma nova cultura empresarial

Às vezes, novos colaboradores falham em suas novas empresas por causa de uma má adaptação cultural. A cultura organizacional é um assunto complexo por si só, mas o ponto principal a ser observado é que ela requer uma estratégia que garanta que os novos colaboradores aprendam sobre a cultura e a história da empresa, e como isso influencia o funcionamento diário da organização.

Como você faz isso? Bem, é fundamental fazer o colaborador se sentir emocionalmente conectado à organização. O processo de onboarding pode ser visto como um exercício inicial de formação de equipes. O resultado desejado é que os novos colaboradores se relacionem com seus colegas da maneira mais eficiente possível. Ao tornar o processo de integração pessoal, os novos contratados podem entender não apenas o que é a cultura da empresa, mas como eles se encaixam nela e em sua equipe.

Considerações finais

Esta foi uma análise detalhada da integração (onboarding) de novos colaboradores e esperamos que você tenha algumas ideias viáveis para usar em seus próprios programas.